Privacyverklaring VOF HVD Technologies

Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van jouw persoonsgegevens als onderdeel van onze service aan jou als klant, sollicitant en andere betrokkenen. Deze verwerkingen worden steeds uitgevoerd door VOF HVD Technologies, hierna HVD, als Verwerking Verantwoordelijke. HVD heeft haar maatschappelijke zetel te Grootveldweg 25 te 3190 Boortmeerbeek met ondernemingsnummer 0897.864.563. Het bezoekadres is Molenweg 94 te 2830 Willebroek.

HVD neemt jouw privacy ernstig. Met deze Privacyverklaring willen we je dan ook zo duidelijk mogelijk informeren over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze Privacyverklaring is geheel in overeenstemming met de normen van de Belgische en Europese wetgeving rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de GDPR (General Data Protection Regulation).

Concreter zal HVD de persoonsgegevens steeds rechtmatig behandelen voor welbepaalde doeleinden. Wij zullen het nodige doen om nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk te vragen of om deze persoonsgegevens langer dan nodig te bewaren. Tot slot neemt HVD de technische en organisatorische maatregelen die een passende beveiliging van persoonsgegevens waarborgen. HVD heeft geen DPO. Volgens de huidige GDPR-regelgeving is dit ook niet nodig, gezien de grootte van ons bedrijf en de beperkte mate waarin wij persoonsgegevens verwerken.

Deze Privacyverklaring is versie één en was laatst bijgewerkt op 7/06/2019.

HVD Technologies

HVD is gespecialiseerd in de constructie van mechanische transportsystemen, staalconstructies, industriële montage, -verhuizingen en -onderhoud. Wij zijn voornamelijk actief in de sector van afvalbeheer en recyclage, chemie, petrochemie, voedingsindustrie en transportnijverheid. Onze projecten worden van A tot Z opgevolgd en uitgevoerd in eigen beheer. Vooral een uitstekende service aan onze klanten is voor HVD een belangrijk aspect in de bedrijfsfilosofie. HVD kan bouwen op een berg aan ervaring doordat we meer dan 20 jaar werkzaam zijn in de branche. Hierdoor is precies bekend wat er in de markt leeft en wat de noden zijn bij onze klanten. Productontwikkeling gebeurt dus vanuit de praktijk.

In die context komen wij in contact met persoonsgegevens, zowel van onze eigen medewerkers en sollicitanten, als van onze klanten. HVD is verantwoordelijk voor deze gegevens en om daarmee om te gaan op een manier die overeenkomt met de geldende wettelijke eisen.

Persoonsgegevens

Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijke persoon (hierna afgekort ook ‘gegevens’). De gegevens kunnen op verschillende manieren worden ingezameld, met name wanneer:

– je gebruik maakt van onze diensten (klant);

– je onze website bezoekt en contact met ons opneemt via e-mail (prospect, bezoeker);

– je een leverancier/freelancer bij ons bent.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Klant

Als je klant bij ons bent, slaan we jouw contact- en facturatiegegevens op in ons ERP systeem (Briljant). Bij het aanmaken van jou als contact in dit datasysteem noteren we:

– bedrijf;

– voornaam contactpersoon;

– familienaam contactpersoon;

– telefoon en/of mobiel nummer contactpersoon;

– adresgegevens;

– e-mail;

– taal.

Prospect

In de aanloop naar een mogelijke samenwerking, moeten we een aantal persoonlijke gegevens bijhouden en verwerken in ons datasysteem:

– bedrijf;

– voornaam contactpersoon;

– familienaam contactpersoon;

– telefoon en/of mobiel nummer contactpersoon;

– adresgegevens;

– e-mail;

– taal.

Bezoeker website

Wanneer je naar onze website surft, houden wij geen persoonsgegevens van jou bij door middel van cookies. Meer info over ons cookiebeleid vind je ietsje verder terug in deze verklaring.

Daarnaast, wanneer je contact met ons opneemt via het e-mailadres vermeld op onze website, verwerken we jouw identificatiegegevens enkel met het doel om jouw bericht te kunnen behandelen:

– bedrijf;

– voornaam contactpersoon;

– familienaam contactpersoon;

– telefoon en/of mobiel nummer contactpersoon;

– e-mail.

Leverancier/freelancer

Ben je bij ons een leverancier, dan slaan we jouw contact- en facturatiegegevens eveneens op in ons ERP systeem (Briljant).

– bedrijf;

– voornaam contactpersoon;

– familienaam contactpersoon;

– telefoon en/of mobiel nummer contactpersoon;

– adresgegevens;

– e-mail;

– taal;

– bankgegevens.

Verwerkingsdoeleinden

HVD waakt erover dat zij enkel de gegevens verzamelen en verwerken die toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Wat doen we met die gegevens?

Om te kunnen communiceren in het kader van een professionele relatie, verwerken we persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

– klantbeheer:

        + facturatie en administratie;

        + inplannen van projecten en communicatie omtrent lopende projecten;

– leverancier beheer – facturatie en administratie;

– communicatie omtrent onze dienstverlening en andere soortgelijke communicatie.

Waarom verwerken we die gegevens?

HVD verzamelt deze gegevens om haar administratieve verplichtingen na te komen zoals het aanrekenen van diensten die aan de klant verleend werden, het vergoeden van onze leveranciers, of om onze wettelijk verplichte boekhouding te voeren.

Ook komen wij onze contractuele verplichtingen naar onze klanten na door het opleveren van rapporten en documentatie van onze installatie(s) en over het verloop van het project. Daarnaast moet er ook service na installatie verleend worden bij problemen, onderhoud, updates, etc.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is in functie van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De bewaartermijn kan in die optiek, afhankelijk van het doeleinde, verschillen.

   – klantbeheer:

    + facturatie en administratie: min. 7 jaar en tot einde zaak HVD

    + inplannen van projecten en communicatie omtrent lopende projecten:tot einde zaak HVD

– leverancierbeheer – facturatie en administratie :

    +algemeen: 7 jaar

    +indien betrekking op service na installatie bij een klant: min. 7 jaar en tot einde zaak HVD

– communicatie omtrent onze dienstverlening en andere soortgelijke communicatie: 6 maanden na laatste contact indien niet overgegaan tot een overeenkomst

Overmaken aan derden

HVD zal in geen enkel geval de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten.

Zo draait ons e-mailsysteem (Outlook) extern omdat een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is meer garanties kan bieden omtrent veiligheid dan dat wij dat zelf zouden kunnen. Om diezelfde reden maken wij ook gebruik van een IT-bedrijf (PCMAN) dat onze server beheert.

Om te zorgen dat onze facturen correct worden opgemaakt en worden vergoed, staan jouw identificatiegegevens in een ERP systeem (Briljant).

Ook gebruiken we een interne chat applicatie (Whatsapp) die extern gehost wordt, het is mogelijk dat jouw naam hier in vernoemd wordt in het kader van projectbesprekingen.

Verder hebben wij in uitzonderlijke gevallen de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties, zoals bv. bij fiscale verplichtingen of betreffende een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Concreet betekent dit dat we dus geen persoonsgegevens geven aan partijen die deze gegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. We maken daarnaast wel gebruik van een aantal verwerkers, wat betekent dat het om partijen gaat die jouw gegevens enkel mogen verwerken voor doeleinden die wij bepalen. Op die manier maken we gebruik van leveranciers zoals onder andere ICT bedrijven (voor onderhoud en beheer van onze website), organisaties die juridische bijstand leveren, …

Veiligheid

HVD, Outlook, PCMAN, Briljant, en Whatsapp nemen alle redelijke beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen onder meer onverwachte vernietiging, accidenteel verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang.

Bij HVD wordt er gebruik gemaakt van onder andere antivirussystemen en een intern paswoordbeleid. Verbindingen van buitenaf (bijvoorbeeld bij thuis werken) worden via VPN gemaakt, waarbij alle trafiek geëncrypteerd wordt. De verwerking zal daarenboven gebeuren met inachtneming van de Wet bescherming persoonlijke levenssfeer (Privacywet 8/12/1992) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR EU2016/679).

Outlook en Microsoft in het algemeen, profileerden zich als eersten als een ‘GDPR compliant’ dienstverlener. Hoe de verschillende Microsoft producten en diensten jou precies helpen om te voldoen aan de wetgeving, lees je in het Microsoft Trust Center.

PCMAN maakt gebruik van zowel hardware- als softwarefirewall, anti-virus software, back-upsoftware, encryptie en VPN verbindingen. Op regelmatige basis controleren zij de server en de back-ups op correct werken en installeren ze de laatste beveiligingsupdates.

Ook Briljant van Wolters Kluwer, onderneemt de nodige maatregelen. Voortbouwend op hun bestaande praktijken heeft Wolters Kluwer Legal & Regulatory een veelzijdig GDPR-programma opgezet, gericht op het nakomen van hun verplichtingen en het verankeren van de privacyregelgeving in hun dagelijkse activiteiten in lijn met hun klantgerichte bedrijfswaarden.

Whatsapp voorziet in sterke privacy- en beveiligingsvoorzieningen, zoals end-to-end encryptie van berichten en oproepen, wat inhoudt dat zij noch derden ze kunnen lezen of ernaar kunnen luisteren. Daarnaast maken ze ook deel uit van een gecertificeerd EU-U.S. Privacy Shield Framework.

Cookies

Wat zijn jouw rechten?

In overeenstemming met de General Data Protection Regulation van 26 april 2016 (GDPR), beschik je over specifieke rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daarin voorziet de informatie in dit deeltje. Alle aanvragen tot uitoefening van deze rechten van de betrokkene kunnen gestuurd worden naar administratie@hvdtechnologies.be.

Hieronder vatten we alle relevante rechten nog eens samen.

Recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en beperking van persoonsgegevens

Betrokkenen beschikken over het recht om alle persoonlijke gegevens die we van hen verzamelen in te kijken (inzage). Eventueel onjuiste of onvolledige gegevens kan je laten wijzigen/aanvullen of verwijderen (rectificatie), of vragen om niet te verwerken omwille van de onjuistheid (beperking persoonsgegevens). Je kan ook vragen om jouw digitale persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie met een gelijkaardige dienstverlening of zelf te ontvangen in een universeel leesbaar formaat (overdraagbaarheid).

Recht op het intrekken van jouw toestemming

Je hebt ten allen tijde het recht om jouw gegeven toestemming in te trekken, in het geval deze rechtsgrond gebruikt wordt.

Recht om te worden vergeten

Betrokkenen hebben altijd het recht om hun gegevens te laten verwijderen uit onze databases als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden van deze Privacyverklaring of als je jouw toestemming voor de verwerking intrekt.

Let op: dit recht is niet altijd van toepassing. In sommige gevallen is het niet mogelijk om jouw gegevens te verwijderen, maar dit zullen wij duidelijk aangeven.

Recht op bezwaar

Wanneer je vindt dat wij jouw persoonsgegevens niet op een correcte manier verwerken, kan je bezwaar aantekenen tegen deze verwerking. Dit bijvoorbeeld in het kader van nieuwsbrieven, marketing, of andere verwerkingen die niet noodzakelijk zijn in de context van onze professionele relatie.

Recht om klacht in te dienen

Indien je van mening bent dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerkt hebben, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende Autoriteit in België:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

tel: 02 274 48 00

e-mail: contact@apd-gba.be

website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijzigingen

HVD heeft het recht om deze Privacyverklaring te wijzigen. Iedere aanpassing zal op onze website gepubliceerd worden. Bij wijzigingen is de nieuwe versie van de Privacyverklaring van kracht na datum van publicatie. Wanneer we wijzigingen doen in onze verklaring, zullen we de datum en het versienummer van de ‘laatste update’ van onze Privacyverklaring aanpassen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin moedigen we aan om regelmatig onze Privacyverklaring te lezen.